10+ Software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro: Organice eventos impactantes con facilidad

He organizado numerosos eventos de recaudación de fondos, subastas benéficas y conciertos benéficos, y puedo decirles que son fundamentales para recaudar dinero para una causa. Sin embargo, su éxito depende totalmente de una planificación y organización adecuadas. Si una de las dos falla, el evento puede convertirse en un fracaso. Por lo tanto, contar con un buen software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro se convierte en una parte esencial de la planificación de tales eventos. Si bien puede encontrar muchas herramientas en el mercado para ayudarlo con esto, hemos reducido las opciones y hemos elaborado una lista del mejor software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro.

Por qué las organizaciones sin fines de lucro necesitan software de gestión de eventos

Uno debe disipar la duda de que los eventos sin fines de lucro son más que simples recaudaciones de fondos; de hecho, son oportunidades para construir comunidad, inspirar acción y profundizar las relaciones con los donantes. Pero como mencionamos, administrarlos manualmente con hojas de cálculo o notas adhesivas es una receta para el estrés y las oportunidades perdidas. Aquí es cómo los softwares de gestión de eventos pueden ser un punto de inflexión para usted:

• Planificación optimizada: Puede ser difícil planificar un evento completo, ¿verdad? Hay que considerar todo, desde la programación hasta el presupuesto. Estas herramientas centralizan las tareas y las optimizan, asegurando que nada se escape. En última instancia, lo ayudan a ahorrar tiempo y a optimizar todo el proceso. Algunas de las herramientas ofrecen funciones como recordatorios automáticos para los asistentes, lo que le ayuda a mantener el interés en su evento.
• Mayor participación: El público espera interactuar durante los eventos, y varias herramientas le permiten realizar encuestas, crear feeds de redes sociales y más. Estas medidas ayudan a mantener al público interesado y pueden generar expectación por su evento. También se pueden utilizar como una solución de señalización digital para eventos para mejorar la interacción del público.
• Registro y venta de entradas eficientes: Los colaboradores y donantes a menudo encuentran difícil participar o apoyar. Puede utilizar herramientas para crear formularios personalizables y procesamiento de pagos seguro, lo que facilita que los colaboradores se registren y donen.
• Información basada en datos: Los datos lo son todo; le ayudan a determinar el rendimiento de su evento. Las herramientas ayudan a rastrear la asistencia, las donaciones y las métricas de participación. Ayuda a medir el éxito y a planificar mejor los eventos futuros.
• Rentabilidad: Muchas plataformas ofrecen planes gratuitos o asequibles adaptados a los presupuestos de organizaciones sin fines de lucro, maximizando el retorno de la inversión.

Dado que el 56% de los donantes asisten regularmente a eventos de recaudación de fondos, el software adecuado garantiza que estos momentos dejen una impresión duradera y, al mismo tiempo, reduzcan los dolores de cabeza administrativos.

Los 10+ mejores software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro

Después de explorar innumerables plataformas, aquí tienes una lista de más de 10 soluciones de software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro. Muchas de estas herramientas están respaldadas por un desarrollo de software experto, lo que garantiza que estén diseñadas para satisfacer las necesidades únicas de las organizaciones sin fines de lucro con un rendimiento fiable y funciones personalizadas.

1. Eventbrite

Las capacidades de venta de entradas y registro hacen de Eventbrite un software de eventos versátil y una de las principales opciones para los organizadores de eventos. Una de las razones por las que esta herramienta destaca son sus funciones de gestión de asistentes. Además, la herramienta también permite formularios personalizables y se integra con procesadores de pago como PayPal, lo que te ayuda a optimizar el proceso. Lo uso para campañas de correo electrónico y promoción en redes sociales, y es excelente tanto para conciertos benéficos presenciales como para eventos virtuales con integración de Zoom.

Características destacadas:

• Páginas de eventos y opciones de venta de entradas personalizables.
• Herramientas de marketing promocional y email marketing.
• Aplicación móvil para el registro in situ.
• Integración con plataformas de CRM y recaudación de fondos.
• Seguimiento de asistencia en tiempo real.
  
  Por qué es una gran opción: La herramienta, con su opción de venta de entradas, marketing por correo electrónico y varias funciones similares, puede ayudar en el marketing. Es fácil de usar, lo que facilita su manejo y es escalable para eventos grandes.
  Precios: Los planes comienzan en $29/mes.

2. Eventcube

Eventcube es una potente plataforma todo en uno para la gestión de eventos, que ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a organizar, promocionar y gestionar eventos tanto presenciales como virtuales. Lo que diferencia a Eventcube es el sistema de venta de entradas con marca blanca. Esto permite a las organizaciones personalizar completamente las páginas de eventos y la marca, manteniendo al mismo tiempo un control total sobre los datos de los asistentes. Me resulta útil para organizaciones sin fines de lucro que organizan eventos de recaudación de fondos y talleres, gracias a los complementos de donación y a las capacidades perfectas para eventos virtuales.

Características destacadas:

• Sistema de entradas flexible con opciones gratuitas, de pago y basadas en donaciones.
• Páginas de eventos sin marca y sistema de entradas personalizado.
• Organización de eventos virtuales e híbridos con herramientas interactivas.
• Herramientas integradas de marketing por correo electrónico y uso compartido en redes sociales.

Por qué es una gran opción: Eventcube combina asequibilidad con una potente personalización. Ofrece la capacidad de admitir eventos gratuitos para organizaciones sin fines de lucro, entradas basadas en donaciones y experiencias totalmente personalizadas.

Precios: Plan gratuito disponible; Plan Pro a $99/mes + tarifas de transacción

3. Cvent

Para eventos a gran escala, Cvent es mi elección. La herramienta ayuda en la planificación de principio a fin, ya que la función de la herramienta ayuda en la participación de los asistentes y más allá. Sus recomendaciones impulsadas por IA personalizan la experiencia del asistente, mientras que los informes sólidos rastrean los objetivos de recaudación de fondos. La flexibilidad de Cvent lo convierte en una opción principal para empresas de gestión de eventos que trabajan con organizaciones sin fines de lucro.

Características destacadas:

• Herramientas de abastecimiento de lugares y proveedores.
• Registro y venta de entradas personalizables.
• Personalización de asistentes impulsada por IA.
• Check-in en tiempo real e impresión de credenciales.
• Análisis e informes avanzados.
  
  Por qué es una gran opción: Ideal para eventos complejos, escalable, sólidas capacidades de integración.
  Precios: Precios personalizados; contacta para cotizaciones.

4. Elegante

Classy es mi opción principal para eventos centrados en la recaudación de fondos. Sus elegantes páginas de eventos impulsan la venta de entradas y las donaciones, con herramientas para la recaudación de fondos entre pares y páginas de equipos. Este software de registro de eventos para organizaciones sin fines de lucro mejora los eventos híbridos y virtuales con registro en el lugar y pantallas digitales, lo que lo hace perfecto para las necesidades de software de eventos benéficos.

Características destacadas:

• Páginas de eventos de marca con formularios de donación.
• Páginas de recaudación de fondos entre pares.
• Registro móvil y pantallas de recaudación de fondos.
• Procesamiento de pagos compatible con PCI.
• Integración CRM para seguimiento de donantes.
  
  Por qué es una gran elección: La herramienta se centra en la recaudación de fondos, lo que la convierte en especialista para tales eventos. La flexibilidad para un evento híbrido se suma como un punto a favor de la herramienta.
  Precios: Los planes de pago comienzan en $99/mes.

5. Zeffy (anteriormente Simplyk)

Zeffy es un software gratuito de planificación de eventos sin fines de lucro. Si las restricciones presupuestarias son su motivo de preocupación, esta herramienta es su respuesta, ya que elimina las tarifas de la plataforma, lo que la convierte en una excelente opción. La uso para la venta de entradas, las donaciones y la recaudación de fondos entre pares, con herramientas para crear páginas de eventos personalizadas.

Características destacadas :

• Formularios gratuitos de venta de entradas y donaciones.
• Herramientas de recaudación de fondos entre pares.
• Páginas de eventos de marca.
• Registro optimizado para dispositivos móviles.

Análisis e informes básicos.
Por qué es una gran elección : Totalmente gratuito, fácil de usar, ideal para pequeños eventos.
Precios : gratis; consejos opcionales para donantes.

6. Albaricoque silvestre

La capacidad de la herramienta para combinar la gestión de eventos con las herramientas de membresía y donación convierte a Wild Apricot en una herramienta polifacética. Además, su creador de sitios web de arrastrar y soltar crea páginas de eventos de marca con facilidad, mientras que los correos electrónicos automatizados mantienen informados a los asistentes. Ideal para asociaciones pequeñas, este software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro apoya las ideas de activación de eventos, como talleres y eventos de networking.

Características destacadas :

• Calendario de eventos y formularios de registro.
• Comunicaciones automatizadas por correo electrónico.
• Creador de sitios web para páginas de eventos.
• Aplicación móvil para la gestión de asistentes.
• Seguimiento de miembros y donantes.
  
  Por qué es una buena elección : El generador de arrastrar y soltar facilita su uso y, por lo tanto, es apto para principiantes. El plan de precios es asequible y la herramienta es multifuncional. Precios de
  : los planes de pago comienzan en 40$ al mes; hay una versión de prueba gratuita disponible.

7. Donorbox Events

Donorbox Events es mi elección para agilizar la venta de entradas y donaciones. Sus formularios integrables se integran con los sitios web de organizaciones sin fines de lucro, y los registros con códigos QR simplifican la logística del día a día. La asequibilidad de la plataforma la convierte en una de las favoritas de las pequeñas organizaciones sin fines de lucro que organizan eventos para recaudar fondos, como subastas o cenas.

Características destacadas :

• Formularios personalizables de venta de entradas y donaciones.
• Registro con código QR y venta de billetes móviles.
• Integración con Stripe y PayPal.
• Seguimiento de donaciones en tiempo real.
• Generación automática de recibos.
  
  Por qué es una excelente elección : La herramienta es rentable, lo que la hace asequible para cualquier presupuesto. Además, tiene una configuración sencilla y se centra en las donaciones. Precios de
  : Hay un plan gratuito disponible con tarifas entre el 2,95% y el 3,95%. El plan de precios comienza en 150$ al mes.

8. Bloomerang

Bloomerang es un software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro que da gran importancia a la participación de los donantes. Sus herramientas para eventos se integran con su CRM, rastreando las interacciones de los asistentes para fortalecer las relaciones. La gestión de voluntarios y las funciones de formularios personalizables de la herramienta la convierten en un software ideal para eventos.

Características destacadas:

• Registro y venta de entradas para eventos.
• Gestión de voluntarios y donantes.
• Campañas de correo electrónico personalizables.
• Integración CRM para seguimiento de datos.
• Panel de análisis de rendimiento.
  
  Por qué es una gran opción: La herramienta está orientada al donante, además de ser intuitiva y escalable.
  Precios: Los planes de pago comienzan en $119/mes.

9. Giveffect

Con una especialidad en subastas y recaudación de fondos, Giveffect es otro increíble software de planificación de eventos sin fines de lucro. Para crear experiencias fluidas para los usuarios, este software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro ofrece funciones de licitación móvil y participación de donantes. Puedo crear páginas de eventos personalizadas que reflejen mi marca, y la integración CRM garantiza el seguimiento a largo plazo de los donantes.

Características notables:

• Licitación móvil para subastas.
• Páginas de eventos personalizadas y venta de entradas.
• Herramientas de participación de donantes y CRM.
• Análisis de recaudación de fondos en tiempo real.
• Herramientas de comunicación automatizadas.
  
  Por qué es una gran opción: Enfocado en subastas, atractivo, sólida integración CRM.
  Precios: Los planes de pago comienzan en $299/mes.

10. Movilizar

Mobilize simplifica el registro y la comunicación de los asistentes, lo que lo convierte en una de mis herramientas favoritas para eventos centrados en la comunidad. Los organizadores a menudo utilizan esto para eventos centrados en la organización comunitaria. La integración con Slack y los sistemas CRM mejora la coordinación del equipo.

Características clave:

• Registro y gestión de voluntarios.
• Formularios de registro de eventos personalizables.
• Recordatorios y actualizaciones automatizados.
• Integración con Slack y CRM.
• Interfaz amigable para móviles.
  Por qué es una gran opción: La herramienta es fácil de usar y está centrada en los voluntarios, lo que la hace destacar. Si tienes un evento recurrente, esta herramienta se destaca entre las mejores.
  Precios: Los planes de pago comienzan en $100/mes. Sin embargo, si aún no estás seguro de la herramienta, puedes tener una prueba gratuita.

11. Hopin

Hopin es un software de gestión de eventos sin fines de lucro diseñado para eventos virtuales e híbridos. Este software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro es eficaz para mantener al público comprometido con sus funciones interactivas, como chat en vivo y salas de networking. Lo he utilizado para conferencias y talleres, y su plataforma escalable facilita la organización.

Características notables:

• Organización de eventos virtuales e híbridos.
• Chat en vivo, encuestas y herramientas de networking.
• Registro y venta de entradas personalizables.
• Integración con Zoom y CRM.
• Análisis detallados de participación.
  
  Por qué es una gran opción: La herramienta proporciona excelentes funciones para mantener al público comprometido. Es interactiva y escalable, lo que la convierte en una gran opción.
  Precios: Los planes de pago comienzan en $99/mes; plan gratuito para eventos pequeños.

12. OneCause

OneCause es un software de eventos benéficos diseñado específicamente para eventos de recaudación de fondos, en particular subastas y galas. Sus herramientas de pujas móviles y venta de entradas crean experiencias atractivas, mientras que la gestión de mesas garantiza eventos presenciales fluidos. Las organizaciones sin fines de lucro se benefician de su enfoque todo en uno para la gestión de eventos y recaudación de fondos.

Características destacadas:

• Herramientas de pujas móviles y subastas.
• Venta de entradas y gestión de mesas.
• Paneles de recaudación de fondos en tiempo real.
• Páginas de eventos personalizables.

Integración con CRM de donantes.
Por qué es una gran opción: Enfocado en subastas y galas, atractivo y completo.
Precios: Precios personalizados; contacta para obtener presupuestos.

Consejos para crear eventos de organizaciones sin fines de lucro más atractivos

Un evento exitoso de una organización sin fines de lucro implica crear momentos que inspiren y conecten. Aquí tienes algunos consejos para aumentar la participación, basados en estrategias probadas:

• Aprovecha los muros de redes sociales: Utilizo herramientas como Social Walls para mostrar publicaciones en vivo de los asistentes, generando entusiasmo y ampliando el alcance. Un muro de redes sociales en vivo en una gala puede generar entusiasmo al ver los donantes destacar sus contribuciones.
• Incorpora elementos interactivos: Añado encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas o gamificación para mantener a los asistentes interesados. Para eventos virtuales, prueba salas de grupo para establecer contactos, como se ve en ideas para eventos virtuales.
• Personaliza la experiencia: Utiliza software de eventos para segmentar a los asistentes y enviar comunicaciones personalizadas, como invitaciones VIP o agradecimientos a voluntarios.
• Cuenta historias convincentes: Comparto historias a través de videos o discursos para crear una conexión emocional y reforzar el impacto de la causa.
• Simplifica las Donaciones: Integra formularios de donación en las páginas de registro, como los que ofrecen Classy o Zeffy, para captar contribuciones sin problemas.
• Seguimiento Reflexivo: Envío correos electrónicos de agradecimiento personalizados con los puntos destacados del evento, utilizando datos del CRM para fomentar relaciones a largo plazo.

Cómo Elegir el Software de Gestión de Eventos Adecuado para tu Organización sin Fines de Lucro

Ahora estás bien informado sobre los elementos para un evento exitoso sin fines de lucro y también conoces el software para eventos benéficos. Teniendo en cuenta la lista, ¿cuál te conviene más? Además de estas opciones, las organizaciones sin fines de lucro también pueden explorar desarrollo web personalizado para diseñar soluciones de gestión de eventos adaptadas a sus objetivos y flujos de trabajo únicos. Por lo tanto, aquí están los factores clave a considerar al elegir el software de gestión de eventos adecuado para una organización sin fines de lucro:

Tipo y escala del evento

Adapto la herramienta al tamaño y tipo de mi evento. Por ejemplo, si vas a organizar un taller pequeño, podrías necesitar herramientas básicas. Por otro lado, para grandes ocasiones, son necesarias herramientas con funciones robustas. Si buscas un poco más de flexibilidad en las funciones, considera utilizar herramientas con capacidades para eventos híbridos.

Restricciones presupuestarias

No todo el mundo tiene la fortuna de gastar en una herramienta, ¿verdad? Después de haber filtrado la herramienta según la escala de tu evento, seguramente te quedarán muchas opciones. Aquí es donde el presupuesto juega un papel vital al considerar la herramienta a utilizar para eventos sin fines de lucro. Busca opciones gratuitas o de bajo costo si tienes un presupuesto ajustado. Si el presupuesto no es un problema, entonces busca una herramienta que ofrezca funciones avanzadas para organizaciones más grandes.

Facilidad de uso

No quiero perder tiempo descifrando una herramienta. Busco la que sea fácil de usar. La facilidad de uso reduce el tiempo dedicado a entender la herramienta, lo que te permite usarla para una mayor planificación de tu evento. Las herramientas que son amigables para principiantes pueden ser tu mejor opción.

Lee también: Lista de verificación definitiva para la planificación de eventos: Tu guía para eventos exitosos

Capacidades de integración

Me aseguro de que la herramienta se integre con sistemas CRM, plataformas de correo electrónico y procesadores de pago para optimizar los flujos de trabajo y reducir la mala gestión, y si necesitas integraciones personalizadas, puedes contratar desarrolladores de software dedicados. No solo agiliza el flujo de trabajo, sino que también reduce las posibilidades de mala gestión.

Funciones de participación

Las audiencias deben ser tu primera prioridad para tu evento, por lo tanto, cuidar su participación es importante. Prioriza herramientas con elementos interactivos, como muros de redes sociales o encuestas en vivo, especialmente para ideas de activación de eventos.

Conclusión

Como mencionamos, un evento exitoso depende de la planificación y las elecciones que hagas. Las herramientas mencionadas anteriormente son los mejores softwares de gestión para organizaciones sin fines de lucro; funcionan bien y brindan excelentes resultados. Por lo tanto, si estás planeando un evento o una recaudación de fondos, estas herramientas deben estar en tu lista de consideraciones. Pruébalas todas y elige la que creas que se adapta a tus necesidades.