10+ Software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro: Organice eventos impactantes con facilidad

He organizado numerosos eventos de recaudación de fondos, subastas benéficas y conciertos benéficos, y puedo decirles que son fundamentales para recaudar dinero para una causa. Sin embargo, su éxito depende totalmente de una planificación y organización adecuadas. Si alguno de los dos falla, el evento puede convertirse en un fracaso. Por lo tanto, tener un buen software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro se convierte en una parte esencial de la planificación de dichos eventos. Si bien puede encontrar amplias herramientas en el mercado para ayudarlo con esto, hemos reducido las opciones y hemos hecho una lista del mejor software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro.

Por qué las organizaciones sin fines de lucro necesitan un software de gestión de eventos

Hay que aclarar la duda de que los eventos sin fines de lucro son más que simples recaudaciones de fondos; de hecho, son oportunidades para construir una comunidad, inspirar acciones y profundizar las relaciones con los donantes. Pero como mencionamos, administrarlos manualmente con hojas de cálculo o notas adhesivas es una receta para el estrés y la pérdida de oportunidades. Así es como los softwares de gestión de eventos pueden cambiar las reglas del juego para usted:

• Planificación simplificada : Puede resultar difícil planificar un evento completo, ¿verdad? Hay que analizarlo todo, desde la programación hasta la elaboración de presupuestos. Estas herramientas centralizan las tareas y las simplifican, garantizando que nada pase desapercibido. En definitiva, le ayudan a ahorrar tiempo y a agilizar todo el proceso. Algunas de las herramientas ofrecen funciones, como recordatorios automáticos para los asistentes, que te ayudan a mantenerte informado sobre tu evento.
• Participación mejorada : El público espera que participe durante los eventos, y hay varias herramientas que te permiten realizar encuestas, crear canales de redes sociales y mucho más. Estas medidas ayudan a mantener el interés de la audiencia y pueden generar expectación en tu evento. También se pueden utilizar como una solución de señalización digital para eventos para mejorar la interacción con el público.
• Registro y venta de entradas eficientes : Los patrocinadores y los donantes suelen tener dificultades para participar o apoyar. Puedes usar herramientas para crear formularios personalizables y procesar pagos de forma segura, lo que facilita a los seguidores registrarse y donar.
• Datos basados en datos : Los datos lo son todo; te ayudan a determinar el rendimiento de tu evento. Las herramientas ayudan a realizar un seguimiento de las métricas de asistencia, donaciones y participación. Ayuda a medir el éxito y a planificar mejores eventos futuros.
• Rentabilidad : Muchas plataformas ofrecen planes gratuitos o asequibles adaptados a los presupuestos de las organizaciones sin fines de lucro, lo que maximiza el ROI.

Dado que el 56% de los donantes asisten regularmente a eventos de recaudación de fondos, el software adecuado garantiza que estos momentos dejen una impresión duradera y, al mismo tiempo, reduce los problemas administrativos.

Los 10 mejores programas de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro

Tras explorar innumerables plataformas, he aquí una lista de más de 10 soluciones de software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro. Muchas de estas herramientas están respaldadas por expertos en desarrollo de software, lo que garantiza que estén diseñadas para satisfacer las necesidades únicas de las organizaciones sin fines de lucro con un rendimiento confiable y funciones personalizadas.

1. Eventbrite

Las capacidades de venta de entradas y registro hacen de Eventbrite un software de eventos versátil y una de las mejores opciones para los organizadores de eventos. Una de las razones por las que esta herramienta destaca son sus funciones de gestión de asistentes. Además, la herramienta también permite la personalización de formularios y se integra con procesadores de pago como PayPal, lo que le ayuda a agilizar el proceso. La uso para campañas de correo electrónico y promociones en redes sociales, y es ideal tanto para conciertos benéficos presenciales como para eventos virtuales con la integración de Zoom.

Características destacadas :

• Páginas de eventos y opciones de venta de entradas personalizables.
• Herramientas promocionales y de marketing por correo electrónico.
• Aplicación móvil para el registro in situ.
• Integración con plataformas de CRM y recaudación de fondos.
• Seguimiento de la asistencia en tiempo real.
  
  Por qué es una buena elección : La herramienta, con su opción de venta de entradas, marketing por correo electrónico y varias funciones similares, puede ayudar en el marketing. Es fácil de usar, lo que facilita su manejo y es escalable para grandes eventos. Precios de
  : Los planes comienzan en 29$ al mes.

2. Eventcube

Eventcube es una potente plataforma integral de gestión de eventos que ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a organizar, promover y gestionar tanto en persona como eventos virtuales. Lo que hace que Eventcube destaque es el sistema de venta de entradas de marca blanca. Esto permite a las organizaciones personalizar completamente las páginas y la marca de los eventos y, al mismo tiempo, mantener un control total sobre los datos de los asistentes. Me parece útil para las organizaciones sin fines de lucro que organizan talleres y eventos de recaudación de fondos, gracias a los complementos de donación y a la perfecta funcionalidad de los eventos virtuales.

Características destacadas:

• Venta de entradas flexible con opciones gratuitas, de pago y basadas en donaciones.
• Páginas de eventos de marca blanca y sistema de venta de entradas de marca.
• Organización de eventos virtuales e híbridos con herramientas interactivas.
• Herramientas integradas de marketing por correo electrónico e intercambio social.

Por qué es una gran elección: Eventcube combina un precio asequible con una potente personalización. Ofrece la posibilidad de apoyar eventos gratuitos sin fines de lucro, la venta de entradas basada en donaciones y experiencias totalmente personalizadas.

Precios: Plan gratuito disponible; plan Pro a 99 €/mes más comisiones de transacción

3. Cvent

Para eventos a gran escala, Cvent es mi elección. La herramienta ayuda a planificar de principio a fin, ya que la función de la herramienta contribuye a la participación de los asistentes y mucho más. Sus recomendaciones basadas en la inteligencia artificial personalizan la experiencia de los asistentes, mientras que los informes sólidos rastrean los objetivos de recaudación de fondos. La flexibilidad de Cvent lo convierte en la mejor opción para las empresas de gestión de eventos que trabajan con organizaciones sin fines de lucro.

Características destacadas :

• Herramientas de contratación de sedes y proveedores.
• Registro y venta de entradas personalizables.
• Personalización de asistentes basada en IA.
• Registro e impresión de credenciales en tiempo real.
• Análisis e informes avanzados.
  
  Por qué es una excelente elección : Ideal para eventos complejos, escalable y con capacidades de integración sólidas.
  Precios : precios personalizados; póngase en contacto con nosotros para solicitar cotizaciones.

4. Classy

Classy es mi lugar favorito para eventos centrados en la recaudación de fondos. Sus elegantes páginas para eventos impulsan la venta de entradas y las donaciones, con herramientas para recaudar fondos entre pares y páginas para equipos. Este software de registro de eventos para organizaciones sin fines de lucro mejora los eventos híbridos y virtuales con pantallas digitales y de registro in situ, lo que lo hace perfecto para las necesidades de software para eventos de beneficencia.

Características destacadas :

• Páginas de eventos de marca con formularios de donación.
• Páginas de recaudación de fondos entre pares.
• Pantallas móviles para registrar y recaudar fondos.
• Procesamiento de pagos compatible con PCI.
• Integración de CRM para el seguimiento de donantes.
  
  Por qué es una buena elección : La herramienta se centra en la recaudación de fondos, por lo que es una herramienta especializada en este tipo de eventos. La flexibilidad de un evento híbrido supone un punto a favor de la herramienta. Precios de
  : los planes de pago comienzan en 99$ al mes.

5. Zeffy (anteriormente Simplyk)

Zeffy es un software gratuito de planificación de eventos sin fines de lucro. Si las restricciones presupuestarias son su motivo de preocupación, esta herramienta es su respuesta, ya que elimina las tarifas de la plataforma, lo que la convierte en una excelente opción. La uso para la venta de entradas, las donaciones y la recaudación de fondos entre pares, con herramientas para crear páginas de eventos personalizadas.

Características destacadas :

• Formularios gratuitos de venta de entradas y donaciones.
• Herramientas de recaudación de fondos entre pares.
• Páginas de eventos de marca.
• Registro optimizado para dispositivos móviles.

Análisis e informes básicos.
Por qué es una gran elección : Totalmente gratuito, fácil de usar, ideal para pequeños eventos.
Precios : gratis; consejos opcionales para donantes.

6. Wild Apricot

La capacidad de la herramienta para combinar la gestión de eventos con las herramientas de membresía y donación convierte a Wild Apricot en una herramienta polifacética. Además, su creador de sitios web de arrastrar y soltar crea páginas de eventos de marca con facilidad, mientras que los correos electrónicos automatizados mantienen informados a los asistentes. Ideal para asociaciones pequeñas, este software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro apoya las ideas de activación de eventos, como talleres y eventos de networking.

Características destacadas :

• Calendario de eventos y formularios de registro.
• Comunicaciones automatizadas por correo electrónico.
• Creador de sitios web para páginas de eventos.
• Aplicación móvil para la gestión de asistentes.
• Seguimiento de miembros y donantes.
  
  Por qué es una buena elección : El generador de arrastrar y soltar facilita su uso y, por lo tanto, es apto para principiantes. El plan de precios es asequible y la herramienta es multifuncional. Precios de
  : los planes de pago comienzan en 40$ al mes; hay una versión de prueba gratuita disponible.

7. Donorbox Events

Donorbox Events es mi elección para agilizar la venta de entradas y donaciones. Sus formularios integrables se integran con los sitios web de organizaciones sin fines de lucro, y los registros con códigos QR simplifican la logística del día a día. La asequibilidad de la plataforma la convierte en una de las favoritas de las pequeñas organizaciones sin fines de lucro que organizan eventos para recaudar fondos, como subastas o cenas.

Características destacadas :

• Formularios personalizables de venta de entradas y donaciones.
• Registro con código QR y venta de billetes móviles.
• Integración con Stripe y PayPal.
• Seguimiento de donaciones en tiempo real.
• Generación automática de recibos.
  
  Por qué es una excelente elección : La herramienta es rentable, lo que la hace asequible para cualquier presupuesto. Además, tiene una configuración sencilla y se centra en las donaciones. Precios de
  : Hay un plan gratuito disponible con tarifas entre el 2,95% y el 3,95%. El plan de precios comienza en 150$ al mes.

8. Bloomerang

Bloomerang es un software de gestión de eventos sin fines de lucro que otorga gran importancia a la participación de los donantes. Sus herramientas para eventos se integran con su CRM y rastrean las interacciones de los asistentes para fortalecer las relaciones. La gestión de voluntarios y las funciones de formularios personalizables de la herramienta la convierten en un software ideal para eventos.

Características destacadas :

• Registro de eventos y venta de entradas.
• Gestión de voluntarios y donantes.
• Campañas de correo electrónico personalizables.
• Integración de CRM para el seguimiento de datos.
• Panel de análisis de rendimiento.
  
  Por qué es una buena elección : La herramienta es fácil de usar, además de intuitiva y escalable. Precios de
  : los planes de pago comienzan en 119$ al mes.

9. Giveffect

Con una especialidad en subastas y recaudaciones de fondos, Giveffect es otro increíble software de planificación de eventos sin fines de lucro. Para crear experiencias fluidas para los usuarios, este software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro ofrece funciones móviles de licitación y participación de donantes. Puedo crear páginas de eventos personalizadas que reflejen mi marca, y la integración de CRM garantiza el seguimiento de los donantes a largo plazo.

Características destacadas :

• Pujas móviles para subastas.
• Páginas de eventos y venta de entradas personalizadas.
• Herramientas de CRM y participación de los donantes.
• Análisis de recaudación de fondos en tiempo real.
• Herramientas de comunicación automatizadas.
  
  Por qué es una gran elección : Integración de CRM sólida, atractiva y centrada en las subastas. Precios de
  : los planes de pago comienzan en 299$ al mes.

10. Mobilize

Mobilize simplifica las inscripciones y la comunicación de los asistentes, lo que la convierte en una de mis herramientas favoritas para eventos centrados en la comunidad. Los organizadores suelen utilizarla para eventos centrados en la organización comunitaria. La integración con los sistemas Slack y CRM mejora la coordinación del equipo.

Características principales :

• Registro y gestión de voluntarios.
• Formularios de registro de eventos personalizables.
• Recordatorios y actualizaciones automatizados.
• Integración con Slack y CRM.
• Interfaz compatible con dispositivos móviles.
  Por qué es una gran elección : La herramienta es fácil de usar y se centra en los voluntarios, lo que la hace destacar. Si tienes un evento recurrente, esta herramienta se destaca entre las mejores. Precios de
  : los planes de pago comienzan en 100$ al mes. Sin embargo, aún no estás seguro de la herramienta, por lo que puedes hacer una prueba gratuita.

11. Hopin

Hopin es un software de gestión de eventos sin fines de lucro diseñado para eventos virtuales e híbridos. Este software de gestión de eventos para organizaciones sin fines de lucro es eficaz para mantener a la audiencia comprometida con sus funciones interactivas, como salas de chat en vivo y redes. Lo he usado para conferencias y talleres, y su plataforma escalable hace que hospedar sea muy fácil.

Características destacadas :

• Organización de eventos virtuales e híbridos.
• Herramientas de chat en vivo, encuestas y redes.
• Registro y venta de entradas personalizables.
• Integración con Zoom y CRM.
• Análisis detallados de la participación.
  
  Por qué es una buena elección : La herramienta ofrece excelentes funciones para mantener el interés del público. Es interactiva y escalable, lo que la convierte en una excelente opción. Precios de
  : los planes de pago comienzan en 99$ al mes; el plan es gratuito para pequeños eventos.

12. OneCause

OneCause es un software de eventos benéficos especialmente diseñado para eventos de recaudación de fondos, especialmente subastas y galas. Sus herramientas móviles de pujas y venta de entradas crean experiencias atractivas, mientras que la gestión de mesas garantiza eventos presenciales sin problemas. Las organizaciones sin fines de lucro se benefician de su enfoque integral para la gestión de eventos y recaudación de fondos.

Características destacadas :

• Herramientas móviles de pujas y subastas.
• Venta de entradas y gestión de mesas.
• Paneles de recaudación de fondos en tiempo real.
• Páginas de eventos personalizables.

Integración con los CRM de donantes.
Por qué es una buena elección : Centrado en las subastas y las galas, atractivo y completo.
Precios : precios personalizados; contacta con nosotros para obtener cotizaciones.

Consejos para crear eventos sin fines de lucro más atractivos

Un evento exitoso sin fines de lucro implica crear momentos que inspiren y conecten. Estos son algunos consejos para aumentar la participación, basados en estrategias comprobadas:

• Aproveche las paredes de las redes sociales : Utilizo herramientas como Socialwalls para mostrar las publicaciones de los asistentes en vivo, lo que despierta entusiasmo y amplía el alcance. Un muro de redes sociales en vivo en una gala puede generar entusiasmo cuando los donantes ven destacadas sus contribuciones.
• Incorporo elementos interactivos : Añado encuestas en directo, sesiones de preguntas y respuestas o gamificación para mantener la participación de los asistentes. En el caso de los eventos virtuales, prueba con salas de reuniones para establecer contactos, como se muestra en ideas para eventos virtuales .
• Personalice la experiencia : utilice el software de eventos para segmentar a los asistentes y enviar comunicaciones personalizadas, como invitaciones VIP o agradecimientos a voluntarios.
• Cuenta historias convincentes : Comparto historias a través de vídeos o discursos para crear una conexión emocional y reforzar el impacto de la causa.
• Simplifica las donaciones : integra formularios de donación en las páginas de registro, tal y como ofrecen Classy o Zeffy, para capturar las contribuciones sin problemas.
• Haz un seguimiento cuidadoso : Envío correos electrónicos de agradecimiento personalizados con los momentos más destacados de los eventos, utilizando los datos de CRM para fomentar relaciones a largo plazo.

Cómo elegir el software de gestión de eventos adecuado para su organización sin fines de lucro

Ahora conoce bien los elementos para un evento sin fines de lucro exitoso y también conoce el software para eventos benéficos. Teniendo en cuenta la lista, ¿cuál te queda mejor? Además de estas opciones, las organizaciones sin fines de lucro también pueden explorar el desarrollo web personalizado para diseñar soluciones de gestión de eventos adaptadas a sus objetivos y flujos de trabajo únicos. Por lo tanto, estos son los factores clave a tener en cuenta a la hora de elegir el software de gestión de eventos adecuado para una organización sin fines de lucro:

Tipo y escala de eventos

Hago coincidir la herramienta con el tamaño y el tipo de mi evento. Por ejemplo, si tiene un taller pequeño, es posible que necesite herramientas básicas. Por otro lado, para las grandes ocasiones, se necesitan herramientas con características robustas. Si busca más flexibilidad en cuanto a las funciones, considere la posibilidad de utilizar herramientas con capacidades de eventos híbridos.

Restricciones presupuestarias

No todo el mundo tiene la fortuna de gastar en una herramienta, ¿verdad? Una vez que hayas filtrado la herramienta según tu escala de eventos, seguramente te quedarán muchas opciones. Aquí es donde el presupuesto es un papel vital a la hora de considerar la herramienta que se utilizará en los eventos sin fines de lucro. Busca opciones gratuitas o de bajo costo si tienes un presupuesto ajustado. Si el presupuesto no es un problema, busque una herramienta que ofrezca funciones avanzadas para las organizaciones más grandes.

Facilidad de uso

No quiero perder el tiempo creando una herramienta. Busco la que tenga la facilidad de uso. La facilidad de uso reduce el tiempo dedicado a entender la herramienta, lo que le permite utilizarla para planificar más a fondo su evento. Las herramientas aptas para principiantes pueden ser tu mejor elección.

Lea también: Lista de verificación definitiva para la planificación de eventos: su guía para eventos exitosos

Capacidades de integración

Me aseguro de que la herramienta se integre con los sistemas CRM, las plataformas de correo electrónico y los procesadores de pagos para agilizar los flujos de trabajo y reducir la mala administración y, si necesita integraciones personalizadas, puede contratar desarrolladores de software dedicados . No solo suaviza el flujo de trabajo, sino que también reduce las posibilidades de una mala administración.

Características de participación

Las audiencias deben ser la primera prioridad para su evento, por lo que es importante cuidar su participación. Prioriza las herramientas con elementos interactivos, como los muros de redes sociales o las encuestas en directo, especialmente para las ideas de activación de eventos .

Conclusión

Como hemos mencionado, el éxito de un evento depende de la planificación y de las decisiones que tomes. Las herramientas mencionadas anteriormente son los mejores programas de administración para organizaciones sin fines de lucro; funcionan bien y brindan excelentes resultados. Por lo tanto, si está planificando un evento o una recaudación de fondos, estas herramientas deberían estar en su lista de consideraciones. Las pruebas todas y eliges la que crees que se adapta a tus necesidades.