Software de aplicación de eventos de próxima generación para eventos y conferencias

Las marcas solían hacer malabarismos con miles de tareas en una conferencia: imprimir horarios, gestionar cambios de oradores de último momento y responder preguntas perdidas de los asistentes. Se sintió como una batalla constante. 

Pero, ¿qué pasaría si existiera una herramienta que simplificara todo, aumentara la participación e incluso proporcionara datos valiosos? 

Acceder software de aplicación para eventos, un punto de inflexión para los organizadores de eventos. 

Exploremos esta poderosa herramienta y veamos cómo transforma las conferencias de pesadillas logísticas a éxitos basados ​​en datos.

¿Qué es el software de aplicación para eventos?

Una aplicación de eventos es una aplicación diseñada específicamente para mejorar la experiencia de los asistentes a un evento. Actúa como un centro central para toda la información del evento y proporciona características como:

• Horarios detallados de eventos: Encuentre los horarios de los oradores, descripciones de las sesiones y ubicaciones de las salas, todo en un solo lugar.

• Redes mejoradas: Conéctese con otros asistentes, comparta datos de contacto y organice reuniones para una experiencia más efectiva. 

• Funciones interactivas: Aumente la participación haciendo uso de encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, herramientas de gamificación e integración de redes sociales.

• Información Actualizada Obtenga acceso rápido y fácil a las últimas alertas de eventos, anuncios y documentos importantes.

• Funcionalidad fuera de línea: Disfrute de las funciones necesarias, como horarios personales y mapas de lugares, incluso sin acceso a Internet.
• Captura y gestión de clientes potenciales: (Para software de aplicación de eventos empresariales) Los datos principales de los asistentes se capturan y administran fácilmente.

Tipos de software de aplicación para eventos

Una aplicación de eventos no es una herramienta única para todos. Hay algunas características comunes entre los tipos de eventos, pero también tienen requisitos diferentes. Aquí hay un desglose de dos categorías destacadas:

Software de aplicación para eventos deportivos

Considere una audiencia de fanáticos acérrimos que están al borde de sus asientos en un juego que está demasiado reñido para decidir. El software de aplicaciones para eventos deportivos mejora su experiencia al ofrecer funciones como:

• Resultados y estadísticas en vivo: Asegúrate de seguir el juego de cerca con las actualizaciones de puntajes en tiempo real, las estadísticas del juego y las repeticiones.

• Orden de concesión: Ya no te perderás los momentos más importantes mientras haces cola. Realice pedidos de alimentos y bebidas de inmediato en el software de la aplicación de eventos deportivos para disfrutar de una experiencia fácil y agradable.
• Juegos de participación de fans: Vive la emoción con juegos, encuestas y cuestionarios que mantienen activos a los fanáticos durante el evento.

Software de aplicación para eventos empresariales

La magnitud de las grandes conferencias y ferias comerciales requiere capacidades de alto rendimiento. El software de aplicación de eventos empresariales empodera a los organizadores al brindarles funcionalidades como:

• Captura de clientes potenciales e integración de CRM: Capture fácilmente datos de clientes potenciales de los visitantes e intégrelos sin esfuerzo en su existente CRM todo en uno sistema para un seguimiento eficiente.

• Agendas personalizadas: Permita a los participantes personalizar su viaje mediante el diseño de itinerarios individuales basados ​​en sus intereses y objetivos específicos.
• Análisis detallado de eventos: Agregue un tesoro de información sobre el comportamiento de los asistentes a través de análisis integrales. Realice asistencia a las sesiones, interacciones en red y análisis de comentarios de los participantes para mejorar el próximo evento.

Funciones clave a buscar en el software de aplicación para eventos

Con una gran cantidad de opciones de aplicaciones de eventos disponibles, elegir la adecuada puede resultar abrumador. A continuación se presentan algunas características clave a priorizar para garantizar un evento exitoso:

• Herramientas de participación

Convierta la audiencia pasiva en participantes activos. Intente encontrar funciones como sesiones de preguntas y respuestas en vivo donde los usuarios puedan hacer preguntas directamente a los oradores. Se pueden utilizar encuestas, sondeos y elementos de juegos para complementar la participación y permitir que la audiencia esté más comprometida y entusiasmada.

• Personalización

La identidad de marca de su evento debe ser el centro de atención. Decide el software que te permitirá personalizar el aspecto de la aplicación, por ejemplo, colores, logotipos y fuentes, para que coincida con el tema y la marca de tu evento.

• Funcionalidad fuera de línea

Proporcione una experiencia fluida a los usuarios incluso en regiones con mala conexión a Internet. Dé la máxima preferencia al software que proporcione funciones fundamentales como horarios personalizados y mapas de lugares. El modo fuera de línea también debe estar disponible.

• Analítica e Informes

Vaya más allá de las simples conjeturas. Comprenda mejor el comportamiento y la participación de los asistentes con la ayuda de análisis e informes detallados. Al realizar un seguimiento de métricas como la asistencia a las sesiones, el uso de la aplicación y los comentarios, podrá comprender qué es relevante para su audiencia y qué áreas necesitan mejorar.

• Integraciones

Facilite las cosas eligiendo un software que funcione con sus aplicaciones de software de gestión de eventos. Esto conduce a una transferencia automática de datos, sin necesidad de introducir datos manualmente.

• Notificaciones Push

Mantenga a los asistentes actualizados y comprometidos. Utilice notificaciones automáticas para enviar actualizaciones, noticias y recordatorios en tiempo real directamente a sus teléfonos para que no se pierdan ningún evento o noticia importante.

Beneficios de utilizar el software de aplicación para eventos

La implementación del software de aplicación para eventos eventbase no es solo una moda pasajera, es una inversión estratégica que beneficia tanto a los organizadores de eventos como a los asistentes. Aquí hay algunas ventajas clave a considerar:

• Mayor participación de los asistentes 

Funciones interactivas, actualizaciones en tiempo real y experiencias personalizadas que dan como resultado una gran satisfacción de los asistentes al evento y una experiencia del evento más memorable.

• Redes mejoradas

Las aplicaciones de eventos reúnen a los asistentes mediante funciones como directorios de asistentes con capacidad de búsqueda y funciones de mensajería. Esta es una excelente manera de desarrollar contactos y también es una plataforma para que los asistentes conozcan e interactúen con posibles colaboradores o clientes.

• Gestión de eventos optimizada

Administre horarios, recopile datos y envíe notificaciones de manera efectiva a través de una aplicación. Esto ahorra a los organizadores el valioso tiempo y energía para concentrarse en la calidad de un evento en lugar de en el proceso de planificación del mismo.

• Datos y análisis

Reciba información sobre las acciones y gustos de los asistentes mediante análisis detallados del evento. Estos datos son fundamentales para mejorar eventos futuros, personalizar las ofertas de contenido y cautivar a la audiencia.

• Reducción del desperdicio de papel

¡Es hora de volverse ecológico! Las aplicaciones para eventos eliminan por completo la necesidad de imprimir horarios y folletos y también promueven un enfoque ecológico en la gestión de eventos. No sólo ayuda al medio ambiente sino que también resulta económico para los organizadores.

• ROI aumentado

Asistentes comprometidos, una gestión eficiente del evento y la recopilación de datos valiosos pueden ser las claves del éxito en cualquier evento. Todo se reduce al hecho de que los organizadores de eventos obtendrán un mayor retorno de la inversión.

El mejor software de aplicaciones para eventos: potenciando su experiencia de eventos

Con una amplia gama de opciones de software de aplicaciones para eventos en el mercado, seleccionar la perfecta puede parecer como buscar una aguja en un pajar. Para ayudarle a navegar por este panorama, profundicemos en dos ejemplos populares, cada uno de los cuales muestra distintas funcionalidades:

Muros sociales

Imagine una pantalla en vivo y llena de energía que muestre el entusiasmo y la emoción de su evento. El Muro Social toma esta idea y la convierte en realidad. Este software está diseñado para construir impresionantes muros de redes sociales que sirvan como punto central de toda la actividad de las redes sociales relacionada con eventos. Así es como realza su evento:

• Potencia de agregación de contenido: Social Walls es una herramienta que recopila instantáneamente contenido de diferentes plataformas de redes sociales como Twitter, Instagram y Facebook. De esta manera, los visitantes pueden publicar sus fotos, comentarios y hashtags relacionados con el evento y dejar que otros echen un vistazo. El muro de redes sociales muestra este tipo de contenido en tiempo real, creando así un sentido de comunidad y generando más contribuciones.

• Impulsor del compromiso: Social Walls no solo muestra contenido sino que también alimenta conversaciones. Los participantes pueden responder y comentar las publicaciones de los demás, lo que hace que el foro sea atractivo e interactivo. No solo eso, ayudará a mantenerlos interesados, sino que también aumentará el conocimiento de la marca al mostrar el sentimiento positivo del evento.

• Amplificador de zumbido de eventos: Un muro vibrante de redes sociales funciona como un imán digital, atrae a los asistentes y los hace sentir parte del espectáculo. Los muros sociales pueden incitar a compartir la energía y el entusiasmo del evento, lo que a su vez puede alentarlos a compartir sus propias experiencias. Esto, a su vez, ampliará el interés por el evento y atraerá a nuevos participantes.
• Personalización para una experiencia de marca perfecta: El equipo de Social Walls comprende la importancia de la identidad de marca. Es posible personalizar la pared para que coincida con cualquier tema y logotipo de su evento. Garantizará la integridad de la experiencia del usuario, lo que creará un mensaje de marca coherente durante el evento.

Caja de etiquetas

Tagbox también es una solución de software de aplicación para eventos muy solicitada con una variedad de funciones además de muros de redes sociales. Si bien no es tan completo como los Social Walls en torno a la agregación de redes sociales, Tagbox proporciona:

• Funciones de participación: Encuestas interactivas, sesiones de preguntas y respuestas y algunos elementos de gamificación para mantener a la audiencia involucrada.

• Integración de redes sociales: Integración sencilla de diferentes plataformas de redes sociales para permitir que los asistentes participen y que la marca se conecte.
• Opciones de personalización: Una oportunidad para personalizar la interfaz de la aplicación para que coincida con el tema y la marca del evento.

Cómo elegir el software de aplicación de eventos adecuado para su próximo evento

Seleccionar el software de aplicación de eventos perfecto requiere una evaluación cuidadosa. A continuación se detallan algunos pasos clave para asegurarse de elegir la mejor opción para sus necesidades:

• Defina sus necesidades y objetivos

Haz una lista de los principales objetivos que deseas alcanzar a través de la aplicación. ¿Qué quieres lograr? ¿Es para aumentar la participación, permitir la creación de redes o captar clientes potenciales?

• Considere su tipo de evento

El tipo de evento es el elemento más crucial. En un evento deportivo, es fundamental contar con funciones como marcadores en vivo y pedidos de concesiones. En una conferencia de negocios, se recomienda priorizar la captación de clientes potenciales y las integraciones de CRM. Elegir la opción correcta... Plataforma CRM Garantiza una recopilación de datos fluida y un seguimiento perfecto.

• Presupuesto y precios

El precio de la aplicación de eventos puede variar según las características, el tamaño del evento y el proveedor. Calcule su presupuesto y compare diferentes modelos de precios (por evento versus suscripción) antes de tomar una decisión.

• Leer reseñas y estudios de casos

Investigue compradores potenciales y lea reseñas de usuarios para comprender el rendimiento de su software y qué tipo de soporte brindan a sus clientes. Los estudios de casos de implementaciones exitosas de eventos también son buenos recursos de aprendizaje.

• Pruebas y demostraciones gratuitas

Varias empresas de software de aplicaciones para eventos ofrecen una opción de prueba o demostración gratuita. Tómese el tiempo para probar el software, examinar sus funcionalidades y asegurarse de que se ajuste a sus necesidades.

Tendencias futuras en software de aplicaciones para eventos

El panorama de las aplicaciones para eventos evoluciona constantemente y hay tendencias interesantes que dan forma al futuro:

• Inteligencia Artificial (AI)

Los chatbots de IA se pueden utilizar para brindar a los asistentes recomendaciones individualizadas, responder preguntas y simplificar la navegación por el evento.

• Realidad aumentada (AR) y realidad virtual (VR)

La inclusión de AR/VR puede generar una experiencia inmersiva, vistas previas del lugar y demostraciones interactivas de productos.

• Tecnología Blockchain

La cadena de bloques puede garantizar la integridad de los datos, implementar tickets y control de acceso, e incluso ofrecer nuevos enfoques para la asistencia.

• Centrarse en la personalización

Las aplicaciones de eventos se volverán más personalizadas y brindarán a los usuarios itinerarios personalizados, recomendaciones de contenido y oportunidades de establecer contactos según sus preferencias.

¡Terminando!

El software de aplicación de eventos es el verdadero punto de inflexión para los organizadores de eventos, es el que ofrece el nuevo mundo de la experiencia del evento y la interacción de los asistentes. 

A través del proceso de selección del software adecuado y explotación de sus funcionalidades, puedes organizar un evento que será más interesante, más informativo y más influyente para todos los participantes.