Comment organiser un événement virtuel en ligne : un guide complet 2025

Lecture minute 9

le 6 septembre 2024
Vous êtes-vous déjà demandé avec quelle facilité les événements se sont transformés en événements virtuels, créant une expérience engageante et interactive pour les utilisateurs dans le confort de leur domicile ?
L’organisation d’événements numériques est devenue précieuse pour chaque organisation à l’ère de la connectivité virtuelle.
Vous souhaitez devenir un pro de l'organisation d'événements virtuels ? L'organisation d'un événement virtuel nécessite le même soin et la même attention qu'un événement en personne. Nous savons qu'il est difficile d'élaborer une stratégie d'événement numérique parfaite, et nous sommes là pour vous aider. Dans ce blog, nous vous expliquerons comment organiser un événement virtuel réussi qui sera un énorme succès. Cet article vous proposera des conseils et des astuces, notamment les meilleures pratiques pour que les événements virtuels laissent une impression durable. Sans plus attendre, commençons rapidement :
Qu'est-ce qu'un événement virtuel?
Un événement virtuel est un événement professionnel en ligne auquel les gens du monde entier peuvent participer virtuellement. Il s'agit d'une alternative numérique aux événements traditionnels où des personnes ayant des intérêts similaires et des leaders du secteur se réunissent pour discuter et partager des informations précieuses.
Ces événements peuvent être de tout type, depuis de petits événements privés jusqu'à des événements importants avec des milliers de personnes. De nos jours, vous pouvez facilement concevoir des événements personnalisés avec des outils tels que Murs sociaux et créez une expérience événementielle interactive pour vos participants.
Différence entre les événements en personne et les événements virtuels
Les événements virtuels et les événements en personne sont exactement les deux opposés. Les événements virtuels sont souvent organisés à distance et diffusés en direct, tandis que les événements en personne ont un public présent en direct et physiquement, un lieu et d'autres exigences selon l'événement.
Examinons les avantages et les inconvénients des deux types d’événements :
Avantages et inconvénients des événements en personne
Examinons certains des avantages et des inconvénients des événements en personne :
Avantages:
- Interaction personnelle– Les événements en personne sont importants pour les interactions personnelles. La communication en face à face permet des liens et une compréhension plus profonds.
- Crée une expérience mémorable—Les événements en personne laissent une impression durable sur les participants. Grâce à un environnement unique et à un apprentissage personnalisé, les participants créent des souvenirs qu’ils n’oublieront jamais.
- Construire des relations—Les événements physiques aident souvent à former des réseaux professionnels et des collaborations, construisant ainsi des relations plus solides et une communauté fidèle.
Inconvénients:
- Coût élevé de l'événement—Les événements en personne impliquent souvent des coûts plus élevés que les événements virtuels. Cela peut inclure le coût du lieu, de la restauration, de la logistique, etc., tandis que les participants supportent également les frais de déplacement, d'hébergement, etc.
- Prend du temps-Les événements physiques nécessitent un investissement en temps, ce qui peut être difficile pour les professionnels et entraîner une faible participation.
- Limitations logistiques—L'organisation d'événements physiques peut impliquer de nombreuses complexités logistiques, telles que le choix du lieu, les besoins de restauration, etc. Cela peut entraîner des coûts élevés et une faible fréquence des événements.
Avantages et inconvénients des événements virtuels
Les avantages et les inconvénients des événements virtuels incluent :
Avantages:
- Plus pratique en termes de voyage et de temps- Les événements virtuels éliminent le besoin de présence physique, permettant ainsi de gagner du temps et d’offrir une accessibilité facile.
- Fournit une meilleure rétroaction grâce aux outils d’analyse – Des plateformes numériques comme Murs sociaux fournir une analyse approfondie de tout événement, contribuant ainsi à améliorer les événements futurs
- Faible coût et portée d'un public plus large —Les événements virtuels permettent de réduire les coûts et d’atteindre un public plus large, car les participants peuvent facilement assister aux événements dans le confort de leur domicile.
Inconvénients:
- Problèmes techniques- Les événements virtuels s’appuient fortement sur la technologie, ce qui rend parfois la connexion difficile pour tout le monde.
- Manque de touche personnelleLes événements virtuels manquent de touche personnelle car il y a moins d’interaction entre les participants par rapport aux événements physiques.
- Moins engageant que les événements hors ligne – Captivant L'attention des participants aux événements virtuels semble difficile à cause de nombreuses distractions. Les participants peuvent s'ennuyer à cause de la monotonie de l'événement.
Plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour décider du type d’événement à choisir. Tenez compte de l’objectif, du budget, des caractéristiques démographiques et d’autres facteurs, puis optez pour la meilleure option pour votre événement.
Types d'événements virtuels
Examinons de plus près les différents types d'événements virtuels. Bien qu'il existe de nombreux types d'événements virtuels, examinons-en quelques-uns :
Conférence virtuelle
Les conférences virtuelles comprennent des apprentissages et des discussions professionnelles. Comme les conférences en personne, cette idée d'événement d'entreprise s'articule autour d'un programme en direct qui comprend des discours, des sessions, des pauses, etc. Les participants peuvent facilement regarder l'événement en direct et personnaliser leur emploi du temps. Les conférences virtuelles ont également la possibilité de préenregistrer ou de diffuser en direct le contenu.
Les conférences virtuelles sont des événements annuels importants et de grande qualité qui attirent un large public. Elles contribuent à la notoriété de la marque, à la création d'une communauté et à la génération de prospects.
Salon virtuel
Un salon virtuel est un salon numérique idée d'activation d'événement Les salons professionnels virtuels présentent les produits et services d'une entreprise et permettent aux participants d'acquérir de précieuses connaissances sur le secteur. Lorsqu'ils sont organisés virtuellement, ces salons professionnels peuvent aider à attirer des exposants, à générer des prospects et même à créer un pipeline de ventes. Les salons professionnels virtuels permettent aux organisations d'atteindre le monde entier et de créer des activités à l'échelle mondiale. Les participants ont accès à des démonstrations de produits, à des catalogues et à des services d'assistance, ce qui renforce la confiance des consommateurs et les aide à prendre des décisions d'achat éclairées.
Expositions virtuelles
Les expositions virtuelles sont des présentations numériques de votre nouveau produit ou de vos idées à l'aide de logiciels virtuels à un public mondial. C'est une excellente idée d'activation de marque car cela permet d'attirer un grand nombre de publics et de visiteurs. Ils permettent également aux entreprises et aux artistes de développer leurs activités et d'entrer en contact avec des clients et des fournisseurs potentiels tout en offrant l'occasion d'acquérir de nouvelles connaissances.
Vous pouvez également organiser une exposition virtuelle en 3D. Une exposition en ligne en 3D se déroule sur une plateforme virtuelle englobant un environnement à 360 degrés. Outre une toute nouvelle expérience d'événement numérique qu'un lieu virtuel apporte aux participants, il dispose également d'outils en direct pour les aider à profiter d'une connectivité et d'un réseautage transparents.
Événements hybrides
Les événements hybrides combinent des éléments en personne et virtuels, permettant aux participants de participer depuis n'importe où dans le monde. Ces événements comprennent des séminaires, des salons de l'emploi, des conférences ou d'autres rassemblements.
Les recherches menées par Markletic montre que 47 % des répondants ont constaté un retour sur investissement positif de leur événement hybride en seulement 3 à 6 mois et 86 % en 6 à 12 mois. La combinaison de ces deux éléments vous offrira un large éventail d'options pour offrir une expérience événementielle épique.
Webinaires
Les webinaires sont considérés comme le type d'événement virtuel le plus courant, et vous pouvez regarder votre webinaire préféré sur le sujet de votre choix à tout moment. Ils sont facilement détectables dans vos e-mails, vos flux de médias sociaux, via des bannières publicitaires, etc. Ils sont très interactifs et engageants et aident à créer une grande communauté. Les webinaires sont parfaits pour le contenu éducatif. Vous pouvez même proposer des présentations de produits, des tutoriels, des conférences et des tables rondes.
Ateliers
Un atelier est une session structurée conçue pour créer un environnement d'apprentissage interactif et produire d'excellents résultats d'apprentissage. Les ateliers impliquent généralement un formateur ou un animateur qui conçoit les présentations, planifie les activités collaboratives et s'assure que l'atelier mènera au résultat souhaité.
Les ateliers comprennent diverses activités pratiques, telles que des discussions de groupe, des simulations et des exercices collaboratifs, qui permettent aux participants d'explorer, d'idéifier et de participer à la réalisation de l'impact d'apprentissage souhaité.
Comment organiser un événement virtuel
Pour être honnête, organiser un événement virtuel est un défi, mais avec une planification et une stratégie appropriées, tout le monde peut devenir un pro. Pour faciliter votre planification, nous avons développé un guide sur l'organisation d'un événement virtuel réussi qui vous assurera un grand succès.
Fixez des objectifs clairs
Tout d’abord, définissez clairement vos objectifs. Qu’il s’agisse d’une conférence virtuelle, d’une foire virtuelle, d’un salon de l’emploi, d’un salon professionnel ou de tout autre événement de votre choix. En même temps, identifiez votre public cible afin qu’il soit facile pour votre équipe d’organiser et de planifier en conséquence. Il est important de noter que les objectifs sont différents pour les organisateurs et les participants.
Par exemple, les objectifs des organisateurs incluent la génération d'une plus grande notoriété, le partage de la vision de la marque, le partage d'informations, d'idées ou de nouvelles recherches, le lancement de nouveaux produits ou suivi des embauches de nouvelles ressources.
Les objectifs des participants incluront la prise de contact avec des fournisseurs d’emploi, l’obtention d’informations précieuses et la recherche d’un environnement d’apprentissage plus significatif.
Choisissez les bonnes plateformes virtuelles
Il existe de nombreuses plateformes disponibles sur le marché, dotées de fonctionnalités et d'outils de modération intéressants. Par exemple, Social Walls est une excellente plateforme pour héberger des événements virtuels pour votre organisation. Avec divers designs et thèmes personnalisés, Social Walls fournit également des fonctionnalités de modération par IA et une analyse approfondie.
Choisissez le moment idéal !
Vous devez vous assurer que l'heure d'organisation de l'événement convient aux participants. Tenez compte de la période des fêtes, des différents fuseaux horaires et de l'heure après le travail lors de la planification de tout événement. Vous pouvez demander à votre public l'heure de sa préférence par le biais d'une enquête, de sondages ou d'autres méthodes.
Faites-en la promotion comme un pro !
Maintenant que vous connaissez vos objectifs et votre public cible, il est temps de promouvoir votre événement. Assurez-vous de bien faire connaître votre événement pour rassembler plus de personnes. Faites passer le mot sur les plateformes de médias sociaux, répertoriez-les sur les plateformes de référencement d'événements et faites-en même la promotion hors ligne en collaborant avec différentes personnes en déplacement ! Planifiez votre budget pour bien promouvoir votre événement et éviter tout obstacle.
Choisissez les fonctionnalités réseau
Les participants se sentiront léthargiques si votre événement nécessite plus d'engagement et d'interaction. Divers outils sont disponibles pour fournir à votre événement d'excellentes fonctionnalités de réseautage. Recherchez des éléments tels que des outils de chat de groupe, des fonctionnalités de connexion spatiale, des sondages, des fonctionnalités en direct, des discours d'ouverture, etc.
Préparez-vous à résoudre les problèmes
Vous pouvez peut-être utiliser une plateforme alternative. Votre plateforme peut être confrontée à des problèmes techniques liés aux vidéos, à l'audio ou à la connectivité pendant votre événement. Cela vous fera gagner du temps et vous permettra d'éviter tout incident dû à l'événement.
Amusez-vous avec le processus
Personne n'est intéressé par des événements ennuyeux et monotones. Sortez des sentiers battus et amusez-vous avec votre public pendant l'événement pour le rendre plus mémorable et attrayant. Gamifiez vos événements en organisant des chasses au trésor, des quiz, des sondages, etc. Cela augmente le temps que votre public passe à votre événement et crée une impression durable de votre organisation, améliorant ainsi la qualité des prospects.
Pour aller plus loin
L'idée d'organiser un événement virtuel est un excellent moyen de renforcer votre présence en ligne. Vous pouvez obtenir des résultats exceptionnels en définissant des objectifs clairs et en vous concentrant sur la création d'une expérience exceptionnelle pour vos participants.
Choisissez une plateforme qui correspond aux objectifs et aux exigences de votre événement. Nous espérons que ce blog vous a aidé et vous a fourni un guide pour organiser un événement virtuel réussi. Lancez votre parcours d'hébergement virtuel avec les murs sociaux dès aujourd'hui et faites monter en flèche votre engagement et vos interactions.
FAQ - Foire Aux Questions
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Comment organiser un événement virtuel ?
Pour organiser un événement virtuel, vous devez définir des objectifs clairs, choisir les bonnes plateformes et les promouvoir pour obtenir plus d’engagement.
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Comment organiser un événement de réalité virtuelle ?
Pour organiser un événement de réalité virtuelle, planifiez à l'avance, définissez vos objectifs et choisissez les bonnes plateformes, comme Murs sociaux, pour obtenir d'excellents résultats.
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Comment rendre mon événement virtuel interactif ?
Pour rendre les événements virtuels interactifs, choisissez d'excellentes fonctionnalités de réseautage comme un chat en direct, organisez des événements de gamification et interagissez avec des sondages, des quiz, etc.
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Comment organiser un événement sur Zoom ?
- Connectez-vous aux événements Zoom.
- Cliquez sur la flèche déroulante supérieure et sélectionnez À travers les hubs.
- Cliquer MICE.
- Cliquez À venir : languette.
- À droite de l'événement que vous souhaitez démarrer, cliquez sur Accueille or Rejoindre le lobby
- Après avoir cliqué Rejoindre le lobby, clique le Sessions languette.
- Recherchez la session que vous souhaitez démarrer, puis cliquez sur Accueille.
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Quelle est la différence entre les sessions Zoom et les événements Zoom ?
Les événements Zoom comprennent plusieurs sessions, tandis que les sessions Zoom sont des réunions virtuelles individuelles.