So veranstalten Sie ein Hybrid-Event: Der vollständige Leitfaden, den Sie im Jahr 2025 kennen müssen

Jede Veranstaltung ist einzigartig und bietet ihr eigenes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Während die Wirkung von Präsenzveranstaltungen nicht vergleichbar ist, ist die Reichweite virtueller Veranstaltungen enorm. Als Hybridveranstaltungen vereinen sie das Beste aus beiden Welten. Von Produkteinführungen bis hin zu Markenwerbung und Sponsoren sind Hybridveranstaltungen eine wirkungsvolle Möglichkeit, das Publikum zu begeistern. Trotz des Trends hin zu Hybridveranstaltungen benötigen viele Veranstaltungsmanager immer noch Hilfe bei der Integration virtueller und Präsenzkomponenten in ihre Hybridveranstaltungen. 

Dies liegt daran, dass mehr Wissen über Hybridtechnologie und Klarheit darüber erforderlich sind, wie deren Wert den Beteiligten und Teilnehmern dieser Veranstaltungen vermittelt werden kann. Wenn Sie dazugehören, finden Sie in diesem Blog einen vollständigen Leitfaden für die erfolgreiche Durchführung einer Hybridveranstaltung im Jahr 2025. 

Lass uns anfangen

Was ist ein Hybrid-Event?

Ein Hybrid-Event kombiniert persönliche und virtuelle Elemente, sodass Teilnehmer von überall aus teilnehmen können. Im Gegensatz zu herkömmlichen Events sind Hybrid-Events darauf ausgelegt, beide Zielgruppen durch einzigartige Erlebnisse zu begeistern. Diese Events sind eine der besten Möglichkeiten, Ihren Teilnehmern neue Möglichkeiten zu bieten, sie mit Ihrer Marke zu verbinden und gleichzeitig Daten zu sammeln. Persönliche und virtuelle Elemente, Networking-Möglichkeiten und Live-Features sind die drei Hauptkomponenten eines Hybrid-Events. Dies hilft Ihnen, Ihren Ansatz neu zu definieren und Ihrem Publikum mehr Mehrwert zu bieten. 

Warum werden Hybridveranstaltungen immer beliebter?

Hybridveranstaltungen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da sie den Teilnehmern große Flexibilität bieten, indem sie die Vorteile von Präsenzveranstaltungen und virtuellen Veranstaltungen kombinieren. Hier sind die wichtigsten Vorteile von Hybridveranstaltungen:

Erhöhte Publikumsreichweite

Eine persönliche Veranstaltung ist auf geografische Grenzen beschränkt, kann aber in Kombination mit einer virtuellen Veranstaltung ein weitaus breiteres Publikum erreichen. Der Hybridmodus ermöglicht es den Teilnehmern, von ihrem bevorzugten Standort aus an der Veranstaltung teilzunehmen. Dies führt zu einer größeren Publikumsreichweite und einem größeren Engagement bei Ihrer Veranstaltung aufgrund dieser erstaunlichen Idee zur Eventaktivierung. 

Kostenbewusst

Hybridveranstaltungen reduzieren die Unterbringungs- und Reisekosten erheblich. Einige Teilnehmer können an Ihrer Veranstaltung persönlich teilnehmen, der Rest virtuell. So können Sie Ihr Budget besser verwalten und Ihre Veranstaltung erfolgreich organisieren. Auch für Ihre Teilnehmer ist es kostengünstig, da sie Geld und Zeit für Reisen, Planung und mehr sparen. 

Geringere COXNUMX-Bilanz

Indem Sie die Anzahl der Teilnehmer vor Ort reduzieren, verringern Sie auch den CO2-Fußabdruck Ihrer Veranstaltung. Es wird weniger gereist, weniger Essen verschwendet und weniger Transporte durchgeführt, was Ihre Organisation als umweltbewusst erscheinen lässt. 

Leistungsstarke Sponsoring-Möglichkeiten

Hybride Veranstaltungen sind für Sponsoren von unglaublichem Wert. Der Hauptgrund dafür ist die größere Präsenz während der Veranstaltung. Die Möglichkeit, ein breiteres, globales Publikum zu erreichen und gleichzeitig eine persönliche Verbindung zu den Teilnehmern aufrechtzuerhalten, bietet Marken dynamische Möglichkeiten, ihre Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben. Dies schafft für Marken auch neue Möglichkeiten, neue Leads und Spender zu gewinnen. 

Schritte zur Durchführung einer erfolgreichen Hybridveranstaltung im Jahr 2025

Um eine erfolgreiche Hybridveranstaltung zu veranstalten, müssen Sie einige Dinge priorisieren. Hier sind einige der Schritte zum Veranstalten einer Hybridveranstaltung:  

Definieren Sie Ihre Veranstaltungsziele und Ihr Publikum

Bevor Sie mit den Schritten zur Durchführung einer Hybridveranstaltung und anderen Details fortfahren, ist es wichtig, Ihre spezifischen Veranstaltungsziele und Ihre Zielgruppe zu skizzieren. Was suchen Sie? Markenbekanntheit, Lead-Generierung, Sponsoren oder Community-Veranstaltungen? Geben Sie Ihre Ziele konkret an. Dies wird Ihnen helfen, das Veranstaltungsformat, den Inhalt, die Engagement-Strategien und die Zielgruppe zu bestimmen. Indem Sie diese Ziele identifizieren, können Sie die Bedürfnisse, Vorlieben und Erwartungen Ihrer Zielgruppe verstehen. Führen Sie Umfragen durch oder analysieren Sie Daten vergangener Veranstaltungen, um sowohl persönliche als auch virtuelle Zielgruppen effektiv einzubeziehen.

Planen Sie die Technologieintegration

Hybridveranstaltungen sind stark auf Technologie angewiesen, um die Lücke zwischen virtuellen und physischen Teilnehmern zu schließen. Die Wahl der richtigen Veranstaltungsplattform ist entscheidend für den Erfolg Ihrer virtuellen Veranstaltung. Veranstalter müssen einen geeigneten Veranstaltungsort und eine dynamische Online-Hosting-Plattform sorgfältig auswählen. Suchen Sie nach Plattformen, die eine hervorragende Integration von persönlichen und virtuellen Veranstaltungserlebnissen bieten, wie z. B. Live-Streaming, virtuelle Lobbys, Chat-Funktionen und robuste Netzwerktools. Diese praktischen Elemente sind unerlässlich, da sie Ihren Teilnehmern ein stimmiges und nahtloses Veranstaltungserlebnis bieten und gleichzeitig Interaktion ermöglichen. 

Integrieren Sie Live- und On-Demand-Inhalte

Bei Hybridveranstaltungen können Ihre virtuellen Teilnehmer durch das Anbieten von On-Demand-Inhalten alles nachholen, was sie verpasst haben. Bei den Olympischen Spielen 2025 beispielsweise wurde die On-Demand-Ansicht aller Sportereignisse angeboten, sodass die virtuellen Teilnehmer ihre Lieblingsspiele noch einmal ansehen und die Spiele nachholen konnten, die sie verpasst hatten. Dies verlängerte die Lebensdauer der Veranstaltung und hielt das Publikum noch lange nach der Abschlusszeremonie bei der Stange.

Bewerben Sie Ihr Hybrid-Event

Egal, welche Art von Veranstaltung Sie planen, Sie möchten, dass Ihre Zielgruppe davon begeistert ist, oder? Je begeisterter die Leute sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich mit Ihrer Marke beschäftigen und eine Verbindung zu ihr aufbauen. Um dies zu erreichen, versuchen Sie Werbung für Ihre Veranstaltung sowohl online als auch offline. Soziale Medien sind das perfekte Medium, um potenzielle Kunden auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Um offline zu werben, arbeiten Sie mit Geschäften in Ihrer Nähe zusammen und sorgen Sie für Begeisterung rund um Ihre Veranstaltung. 

Best Practices für das Hosting hybrider Events

Im folgenden Abschnitt führen wir Sie durch einige der Best Practices zum Ausrichten einer Hybridveranstaltung: 

Ein Event, zwei Erlebnisse

Bei Hybridveranstaltungen geht es darum, persönliche und virtuelle Veranstaltungen gleichzeitig auszubalancieren. Sie müssen sicherstellen, dass es sich bei der Veranstaltung um eine Veranstaltung handelt, die Erlebnisse jedoch zweifach sind. Dies lässt sich durch die Integration nahtloser Technologie und die Bereitstellung von Inhalten erreichen, die beide Zielgruppen ansprechen. Versuchen Sie außerdem, ansprechende und interaktive Veranstaltungserlebnisse für beide Zielgruppen zu schaffen, z. B. durch die Bereitstellung von Offline-Ständen und die Bereitstellung von Inhalten in Echtzeit für Ihr virtuelles Publikum. 

Sorgen Sie für spannende Inhalte

Ihr Inhalt ist der wichtigste Teil der Planung hybrider Veranstaltungen, da er nur die Lücke zwischen Online- und Offline-Publikum überbrücken kann. Die Einbindung virtueller Zielgruppen ist viel komplexer, daher können interaktive Quiz, Spiele, Umfragen und Hashtag-Wettbewerbe zu den Best Practices gehören. 

Navigieren durch Zeitzonen

Es ist wichtig, die unterschiedlichen Zeitzonen Ihres virtuellen Publikums zu berücksichtigen. Ihre Zeiteinteilung sollte nach angemessener Kommunikation und Diskussion mit den Teilnehmern festgelegt werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Sitzungen, die Sie Ihren virtuellen Teilnehmern anbieten, flexibel sind und bei Bedarf abgerufen werden können. Sie können dieselbe Sitzung auch mehrmals in verschiedenen Zeitfenstern live anbieten, damit sie die Veranstaltung live erleben können. 

Bilden Sie ein dediziertes Supportteam

Technische Störungen können die Teilnehmer frustrieren. Daher ist es wichtig, ein engagiertes Supportteam zu bilden, um Probleme schnell zu lösen. Stellen Sie sicher, dass eine Person für die Behebung von Störungen zuständig ist, und stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer wissen, wie sie diese Person kontaktieren können. Um technische Probleme zu vermeiden, geben Sie den Teilnehmern außerdem klare Anweisungen zur Verwendung der virtuellen Plattform.

Kreative Social-Media-Wall

Erstellen einer Social-Media-Wand ist eine der besten Möglichkeiten, Ihr virtuelles Publikum zu verbinden. Ermutigen Sie Ihre Teilnehmer, ihre Lieblingsmomente während der Veranstaltung in sozialen Medien zu teilen, und Sie können sie auf Ihrem digitalen Display zeigen. 

Social Walls, ein spezielles Tool für Ihre Veranstaltungen, kann Ihnen helfen, die Social-Media-Wall effektiver anzuzeigen. Mit der SnapUp-Funktion können Teilnehmer ihre wichtigsten Momente direkt mit einem Scanner teilen, anstatt manuell. Versuchen Sie, dieses Tool zu verwenden, um das Engagement Ihres Publikums zu steigern. Weitere hervorragende Tools und Technologien für Hybridveranstaltungen

Die besten Hybrid-Event-Plattformen für die Ausrichtung Ihrer Veranstaltung

Veranstalten Sie virtuelle Events online mit den besten Networking-Tools für Hybrid-Events im Jahr 2025. Schauen wir sie uns im Detail an:

1. Soziale Wände

Eines der effektivsten Tools für die Durchführung virtueller Events sind Social Walls von Tagbox. Es lässt sich nahtlos mit Ihren Event-Anforderungen verbinden und ermöglicht Ihnen, benutzergenerierte Inhalte effektiv zu sammeln. Dieses Tool kann Ihre Events mit seinen interaktiven Funktionen, die speziell für virtuelle Events entwickelt wurden, spielerisch gestalten. Mit seinen Studio-Feature, Sie können die Interaktion Ihrer Veranstaltung verbessern, da es Live-Umfragen, QRs, Bestenlisten usw. umfasst. Lassen Sie uns einige weitere Funktionen des Tools erkunden:

• Erweiterte KI-Empfehlung
• Reaktionen 
• Interaktion in Echtzeit 
• Mehrere themen
• Wegschnappen
• Datenschutz 
• Inhaltsmoderation 
• Robuste Analytik

AnzeigenPreise: Eventplan ab 149 $ pro Monat 

2. STOVA

Stova ist die perfekte Plattform, um Ihre hybriden virtuellen Events effektiv zu verwalten. Es handelt sich um eine Cloud-basierte Software und eine virtuelle Meeting-Plattform, die mit ihren interaktiven Funktionen die Beteiligung des Publikums fördert. Hier sind die wichtigsten Funktionen der Plattform:

• Virtuelle Stände
• Virtuelle Event-Spiele 
• Gruppenchat-Kanäle 
• Einfache Teilnehmerbeteiligung 

AnzeigenPreise: Preisoptionen anpassen.

3. InEvent

Mit InEvent können Sie Meetings, TV-ähnliche Sendungen und virtuelle Events veranstalten. Es verfügt über einfache Eventmanagement-Funktionen wie einen reibungslosen Registrierungsprozess, Tickets und Werbemöglichkeiten wie E-Mail-Kampagnen, Landingpages usw. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Veranstaltungspläne und Termine 
• Fortgeschrittene Berichterstattung

AnzeigenPreise: Preisoptionen anpassen.

4. SpotMe

Ein weiteres leistungsstarkes hybrides Eventmanagement ist SpotMe, mit dem Sie spannende Meetings durchführen können. Mit diesem Eventtool können Sie Webinare, Sitzungen, Konferenzen und andere Events veranstalten. Zu den großartigen Funktionen der Plattform gehören:

• Fragen und Antworten und Live-Umfragen 
• Nahtlose Registrierung 
• Personalisierte Agenda-Erstellung 
• Automatisieren Sie Ereignisbenachrichtigungen

AnzeigenPreise: Preisoptionen anpassen.

5. Bizzabo

Bizzabo ist eine leistungsstarke hybride Eventmanagement-Plattform mit einer eleganten Benutzeroberfläche und einem intuitiven OS-Event-Erlebnis. Sie können damit produktive persönliche, virtuelle und hybride Events veranstalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die die Plattform bietet:

• Erweiterte Event-Management-Tools 
• Netzwerk-Tools 
• Website-Builder für Veranstaltungen 
• Sponsorentool für effektive Kommunikation

AnzeigenPreise: Der Event OS-Plan beginnt bei 499 $ pro Benutzer. 

6. Cvent

Cvent ist ein weiteres ansprechendes hybrides Eventmanagement-Tool für kleine Zielgruppen. Es verfügt über viele tolle Funktionen und robuste Analysefunktionen, um Ihr Event in verschiedenen Phasen zu überwachen. 

• Veranstaltungsortbeschaffung 
• Virtuelle Eventregistrierung
• Reibungslose Zahlungsabwicklung
• Budget-Management 
• Workflow-Management 

AnzeigenPreise: Preisoptionen anpassen.

7. Eventmobi

Eventmobi ist eine hybride Eventmanagement- und Cloud-basierte Lösung für Eventmanagement mit verschiedenen interaktiven Funktionen. Dieses Tool hält Ihr Publikum mit seinen interaktiven Spielen und Herausforderungen durchgehend bei der Stange. Sehen wir uns einige weitere Funktionen der Plattform an:

• Engagement vor Ort
• In-App-Banneranzeigen
• Sponsoring-Möglichkeiten

AnzeigenPreise: Preisoptionen anpassen.

8. vMessen

vFairs ist eine hybride Eventmanagement-Plattform, die sich perfekt für die Durchführung von persönlichen, Remote-Seminaren und Online-Jobmessen eignet. VFairs verfügt über hervorragende Funktionen, um ein ansprechendes Eventerlebnis zu schaffen und die Networking-Möglichkeiten zu verbessern. Hier sind die wichtigsten Funktionen der Plattform:

• Chat und virtuelle Jobbörsen
• Live-Webinare 
• Netzwerk-Tools 
• Digitales Content-Management
• Funktionen zum Erstellen von Events

AnzeigenPreise: Der Abonnementplan ist auf Anfrage erhältlich.

Fazit

Wenn es richtig gemacht wird, kann eine Hybridveranstaltung ihren Teilnehmern eines der besten Erlebnisse bieten und ihnen Flexibilität bei der persönlichen und virtuellen Teilnahme bieten. Es geht um Ausgewogenheit, damit niemand das Gefühl hat, etwas zu verpassen. Wenn Sie das richtige Hybridveranstaltungstool mit durchdachten Strategien und Best Practices kombinieren, erstellen Sie eine Hybridveranstaltung, die dynamisch, inklusiv und wertvoll ist. Wir hoffen, dass dieser Blog Ihnen dabei geholfen hat, alles darüber zu erfahren, wie Sie eine Hybridveranstaltung veranstalten und wie Sie diese nutzen können, um das Publikum einzubeziehen und Verbindungen aufzubauen. Probieren Sie diese Tools und Strategien aus und veranstalten Sie eine Hybridveranstaltung, die allen zugutekommt und alle einbezieht.